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Zweistufige Suche

 
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Bernhard
Power-User


Anmeldungsdatum: 06.06.2005
Beiträge: 136

BeitragVerfasst am: Sa 11.05.2013 22:25    Titel: Zweistufige Suche Antworten mit Zitat

In einer Datenbank sind die Metadaten für eine Vielzahl von Dateien wie folgt beschrieben:
Code:
Dateiname;             Key;     Value
2011_1201_00002.pdf;   Titel;   Fortgang des Verfahrens: Alternativen
2011_1201_00002.pdf;   #;       Klagerücknahme
2011_1201_00002.pdf;   #;       Klageverzicht
2011_1201_00002.pdf;   CC;      Müller
2011_1201_00002.pdf;   Empfänger;   Meier
2011_1201_00002.pdf;   Empfänger;   Krause
usw. ... (Anzahl der Metadaten pro Datei unterschiedlich)

2011_1207_00001.pdF;   Titel;   Vorabinfo über LG-urteile an Hausverwalter
2011_1207_00001.pdf;   #;       Urteil
2011_1207_00001.pdf;   #;       Vorabinformation
2011_1207_00001.pdf;   Anlagen; 2011_1201_00001.pdf
2011_1207_00001.pdf;   Autor;   Schulze
usw. ...

Eine Suche nach Value = Meier ergibt z.B. die Treffer:
Code:
2011_1201_00002.pdf;   Empfänger;   Meier
usw. ...

Wie kann ich folgende Suche in Approach formulieren:

"Zeige für alle Dateinamen aus der Trefferliste
zu JEDEM Dateinamen jeweils ALLE zugehörigen Metadaten."

Die Schwierigkeit liegt darin, dass die gesuchten Daten nicht jeweils in einem Datensatz liegen,
sondern in mehreren Datensätzen, die mit dem gefundenen Datensatz ein weiteres Merkmal (Dateiname) gemeinsam haben.
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Cornelius
Moderator / CoAdmin


Anmeldungsdatum: 31.12.2004
Beiträge: 248
Wohnort: Duisburg

BeitragVerfasst am: Di 28.05.2013 06:12    Titel: Antworten mit Zitat

Hallo,

auf meinem Laptop habe ich leider kein Approach mehr installiert. Aber nach her im Büro schaue ich mal nach. Ich meine so etwas ähnliches hätte ich schon einmal gehabt. Und wenn ich mich recht erinnere ging es nur mit einer zweistufigen Suche. Also erst Meier suchen, dann Dateiname in ein variables Feld kopieren und dies wieder in einer benannten Suche für die zweite Suche verwenden.

Cornelius
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Cornelius
Moderator / CoAdmin


Anmeldungsdatum: 31.12.2004
Beiträge: 248
Wohnort: Duisburg

BeitragVerfasst am: Di 28.05.2013 10:06    Titel: Antworten mit Zitat

Hi,

ja hatte es auch schon mal, ging so.

1. Erstelle benannte Suche
- Erstelle ein Datenfeld, z.B. sDatei Feldtyp: Variabel Formal: Typ:Text
- füge dieses Datenfeld der gewünschten Ansicht hinzu
- schreibe in dieses Datenfeld einen Wert, nach dem Du suche würdest, also zum Beispiel: 2011_1201_00002.pdf
- Schalte mit Strg-F in den Suchmodus und geben im Datenfeld Dateiname das neue Datenfeld ein, aber mit dem Prefix @, also @sDatei und schließe mit Enter die Suche ab
- Schreibe oben im Pulldown Menu der Suche den gewünschten Namen für die neu zu erstellen benannte Suche, z.B. "Suche_Vario"
- jetzt kannst Du das vario Feld wieder aus der Ansicht löschen und die Apr speichern.

2. Erstelle die Makro für die zweistufige Suche
Die Befehle lauten:
Suchen und Pause für Eingabe
Setzen sDatei = Datenbank.Feldname für PDF Datei
Suchen benannte Suche verwenden "Suche_Vario"

Sollte eigentlich funktionieren, wenn nicht einfach melden.

Cornelius

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Bernhard
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Anmeldungsdatum: 06.06.2005
Beiträge: 136

BeitragVerfasst am: Mo 03.06.2013 20:32    Titel: Metadaten zu MEHREREN Objekten finden Antworten mit Zitat

Hallo, Cornelius,

wenn ich das richtig verstanden habe, merkt sich Deine Lösung aus dem Ergebnisbereich den Inhalt des Feldes "Dateiname" (z.B. 2011_1201_00002.pdf)
und sucht in einem zweiten Schritt alle anderen Datensätze, die den gleichen Inhalt (nämlich 2011_1201_00002.pdf) im Feld "Dateiname" haben.
Damit haben wir alle Metadaten, die zur PDF-Datei namens "2011_1201_00002.pdf" gehören, also hier vielleicht 6 oder 7 Datensätze, die diese PDF-Datei beschreiben.
So weit war ich auch schon.

Nun ist es aber so, dass die Information "Empfänger = Meier" nicht nur auf die Datei 2011_1201_00002.pdf zutrifft,
sondern auch noch auf ein paar andere Dateien, z.B auf die Datei 2011_1207_00001.pdf, usw. !
Was ich brauche, sind die 6 oder 7 Metadaten zum Dokument 2011_1201_00002.pdf,
UND die 5 oder 6 Metadaten zum Dokument 2011_1207_00001.pdf, usw. ...

Außerdem soll die Lösung auch bei kombinierten Suchen funktionieren, z.B.:
"Suche die Beschreibung aller Briefe von Meier an Schulze"
oder etwas formaler ausgedrückt:
Alle Dateinamen, für die gilt: Key=Autor UND Value=Schulze UND Key=Empfänger UND Value=Meier"
und zu diesen (also: mehreren) Dateinamen alle übrigen Metadaten (Key-Value-Paare).
Daran bin ich bis jetzt gescheitert.

Grüße,
Bernhard
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Cornelius
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Anmeldungsdatum: 31.12.2004
Beiträge: 248
Wohnort: Duisburg

BeitragVerfasst am: Di 04.06.2013 23:19    Titel: Antworten mit Zitat

Ich hatte die Komplexität der Suchanfrage wohl nicht richtig verstanden.

Nun, in Alpha Five würde mir wahrscheinlich die Lösung leichter fallen. Aber in Approach könnte man dies wahrscheinlich nur machen, in dem man die mehrstufigen Suchen nacheinander ausführt und die gewünschten Datensätze dann markiert.

Dann kann man nach der Markierung suchen, um dann ein Bericht oder Arbeitsblatt damit aufzurufen.

Aber dies in einem Schritt zusammenzufassen würde mir schwer fallen. Hast du vielleicht mal ein paar Beispiel Datensätz, womit man ein wenig probieren könnte? Manchmal fällt einem beim Probieren ja was Neues ein.

Gruß

Cornelius
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Bernhard
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Anmeldungsdatum: 06.06.2005
Beiträge: 136

BeitragVerfasst am: Fr 07.06.2013 21:05    Titel: Beispieldatensätze Antworten mit Zitat

Hallo, Cornelius,

ich habe ein paar Beispieldatensätze zusammengestellt und zugemailt.
Sie bestehen jeweils aus Tripeln (Dateiname - Key - Value).
Alle Datensätze mit dem gleichen Dateinamen bilden zusammen jeweils ein separates Objekt (hier: die Informationen zu einem Dokument).

Bei den vier dargestellten Dokumenten ist zwar 3 x Autor = Meier und 3 x Empfänger = Schulze,
aber nur 2 x Autor = Maier UND Empfänger = Schulze.
Als Ergebnis einer Suche nach allen Briefen von Meier an Schulze sollen von diesen zwei Dokumenten auch alle anderen Metadaten (z.B. Titel, Bezug, usw.) dargestellt werden.

Für die anderen Mitleser folgen unten die Beispieldatensätze.

Grüße,
Bernhard

Code:
Dateiname   Key   Value

H:\Hauptstrasse\chronologisch\1997\1997_0701_0001_GmbH.pdf   Datei   1997_0701_0001_GmbH.pdf
H:\Hauptstrasse\chronologisch\1997\1997_0701_0001_GmbH.pdf   Titel   WEG- und GbR- Jahresabrechnung 1996 mit Ölbestand 95 Schulze
H:\Hauptstrasse\chronologisch\1997\1997_0701_0001_GmbH.pdf   #   Ölbestand95
H:\Hauptstrasse\chronologisch\1997\1997_0701_0001_GmbH.pdf   Autor   GmbH
H:\Hauptstrasse\chronologisch\1997\1997_0701_0001_GmbH.pdf   Empfänger   Schulze
H:\Hauptstrasse\chronologisch\1997\1997_0701_0001_GmbH.pdf   Jahresabrechnung   1996
H:\Hauptstrasse\chronologisch\1997\1997_0701_0001_GmbH.pdf   Technik   Instandsetzung
H:\Hauptstrasse\chronologisch\1997\1997_0701_0001_GmbH.pdf   WEG   Hauptstrasse11
H:\Hauptstrasse\chronologisch\1997\1997_0701_0001_GmbH.pdf   PfadDatei   H:\Hauptstrasse\chronologisch\1997\1997_0701_0001_GmbH.pdf
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0313_0001_Meier.pdf   Datei   2011_0313_0001_Meier.pdf
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0313_0001_Meier.pdf   Titel   Abrechnung 2010: Erläuterung an Schulze
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0313_0001_Meier.pdf   Autor   Meier
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0313_0001_Meier.pdf   Empfänger   Schulze
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0313_0001_Meier.pdf   Geschäftsführung   Zuständigkeit
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0313_0001_Meier.pdf   Jahresabrechnung   2010
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0313_0001_Meier.pdf   Versicherung   Gewässerschaden
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0313_0001_Meier.pdf   Versicherung   Hausbesitzerhaftpflicht
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0313_0001_Meier.pdf   Versicherung   Leitungswasser
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0313_0001_Meier.pdf   Versicherung   Vermögensschaden
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0313_0001_Meier.pdf   PfadDatei   H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0313_0001_Meier.pdf
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0321_0003_Meier.pdf   Datei   2011_0321_0003_Meier.pdf
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0321_0003_Meier.pdf   Titel   Forderung aus 2007, Mahngebühr
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0321_0003_Meier.pdf   #   Mahngebühr
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0321_0003_Meier.pdf   #   Vergütung
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0321_0003_Meier.pdf   Autor   Meier
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0321_0003_Meier.pdf   Empfänger   Krause
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0321_0003_Meier.pdf   Geschäftsführung   Vergütung
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0321_0003_Meier.pdf   Jahresabrechnung   2007
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0321_0003_Meier.pdf   PfadDatei   H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0321_0003_Meier.pdf
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Datei   2011_0831_Meier.pdf
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Titel   Einladung zur GbR-Versammlung; nur zu TOP 1
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Beschlüsse   Einladung
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Beschlüsse   Stimmkraftprinzip
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Beschlüsse   TOP
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Bezug   2001_0704_LG.pdf ?
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Bezug   LG_10O374/00
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Autor   Meier
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Beschlüsse   Einladung
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Beschlüsse   Stimmkraftprinzip
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Beschlüsse   TOP
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Bezug   2001_0704_LG.pdf ?
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Bezug   LG_10O374/00
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   Empfänger   Schulze
H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf   PfadDatei   H:\Hauptstrasse\chronologisch\2011\2011_0831_Meier.pdf
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Bernhard
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Anmeldungsdatum: 06.06.2005
Beiträge: 136

BeitragVerfasst am: Sa 08.06.2013 02:20    Titel: Exkurs: Datenbankstruktur Antworten mit Zitat

Hallo, Cornelius,
du hast mir gemailt:
Zitat:
... ist mir eigentlich aufgefallen, dass die Tabelle ja eigentlich nicht richtig aufgelöst ist.
Ideal wäre vielleicht eine Header Datenbank, mit Dateiname, Autor und Empfänger. Jedes Dokument würde hier nur einmal vorkommen und in einer untergeordneten Datenbank über Dateiname verknüpft dann eine Tabelle mit allen Metadaten.

Die Frage ist berechtigt, obwohl die Gefahr besteht, dass sie von der Problemlösung zu einer Diskussion über Datenbankdesign führt.

Folgende Gründe gibt es für die vorgegebene Datenstruktur:
1.: Die Herkunft der Daten: Die Daten liegen in der Form Key-Value ursprünglich als PDF-Metadaten vor und wurden in dieser Form exportiert, weil die Suche innerhalb eines PDF-Viewers zu langsam und unflexibel wäre.
2.: Die Flexibilität: Während bei „normalen“ Datensätzen die Struktur (durch Feldnamen) vorher festgelegt werden muss (z.B. Dateiname – Titel – Autor – Empfänger – Anlage - usw.), ist eine Key – Value - Datenstruktur flexibler: wenn ein Dokument mehrere Empfänger hat, schreibt man eben zwei Datensätze (Empfänger=Müller und Empfänger=Meier). Es gibt keine leeren Datensätze. Beim Auftreten eines neuen (evtl. seltenen) Merkmals braucht nicht umprogrammiert werden, sondern es kann ein neuer Key eingeführt werden (z.B. Versicherung=Haftpflicht).

Ich habe mir auch schon Gedanken gemacht, was es bringen könnte, wenn die Objekte (sprich: Dateinamen) in einer separaten Datei geführt werden, kann aber bisher keinen Gewinn erkennen:

Die Hinzunahme weiterer Merkmale wie Autor, Empfänger (warum gerade die ?) in die Headerdatei brächte Starrheit (was ist mit einem Dokument mit mehreren Autoren / Empfängern ? ) oder leere Felder (ein Merkblatt hat keinen Empfänger). Und die Frage, wie ich vom Ergebnis einer Suche (z.B. Key „Versicherung“ vorhanden bei Dateinamen X.pdf und Y.pdf) auf die übrigen Metadaten der zugehörigen Dateien komme (Autor, Empfänger, usw. zu X.pdf und Y.pdf), bleibt für mich offen.

Ich möchte nicht ausschließen, dass das relationale Datenbankkonzept, das Approach zugrundeliegt, bei dieser Aufgabenstellung an seine Grenzen kommt. Aber ich würde mich natürlich freuen, wenn es doch einen Lösungsansatz gäbe.

Bernhard
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Hartmut
User


Anmeldungsdatum: 06.06.2013
Beiträge: 11
Wohnort: Köln

BeitragVerfasst am: So 09.06.2013 17:04    Titel: Antworten mit Zitat

Hallo Bernhard und Cornelius,

so klappt es bei mir:

1. Von der Datenbank 2 Alias-Tabellen erstellen
2. alle 3 Tabellen nur über Feld "Dateiname" verknüpfen
3. Formular (Hauptdatenbank: Datenbank) mit 1 Tabelle (mind. 2 Zeilen, Hauptdatenbank: Alias1 ) erstellen, jeweils mit allen 3 Feldern.

Suche in Formularfeldern nach Autor und Meier sowie in den Tabellenfeldern nach 'Empfänger und Schulze ergibt 2 Ergebnisdatensätze.

4. In das Formular eine 2. Tabelle (Hauptdatenbank: Alias2, ca 15 Zeilen) einfügen. Hier werden ALLE Merkmale der ergebnisdatensätze angezeigt.

Viele Grüße
Hartmut Herbers
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Cornelius
Moderator / CoAdmin


Anmeldungsdatum: 31.12.2004
Beiträge: 248
Wohnort: Duisburg

BeitragVerfasst am: So 23.06.2013 11:51    Titel: Antworten mit Zitat

Hi,

Dein Lösung Hartmunt hört sich interessant an. Hast Du es mal probiert Bernhard?
Habe leider letzte keine Zeit gehabt.

Gruß

Cornelius
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Hartmut
User


Anmeldungsdatum: 06.06.2013
Beiträge: 11
Wohnort: Köln

BeitragVerfasst am: So 23.06.2013 16:05    Titel: Antworten mit Zitat

Hallo Cornelius,

hier noch eine kleine Anmerkung:

Das oben beschriebene Vorgehen würde ich als n-fache Suchkaskade (n= Anzahl der Aliase) bezeichnen (ich weis nicht, ob es einen derartigen Begriff gibt). bei der die Felder des n-ten Alias die Ergebnisse enthalten. Habe aber n>2 nicht ausprobiert.

Diese Alias-Funktion von Approach ist absolut genial!!

Besonderheit beim Suchen: wenn nur nach einem Merkmal gesucht werden soll, z.B. nur im Feld "Autor", muß der Suchbegriff in beide Suchebenen eingegeben werden. Klingt erst einmal umständlich. Der Suchbegriff könnte aber in einer konkreten Anwendung evtl. über einen Auslöse-Button mit entspr. Makros über die Ebenen verteilt werden.

Gruß Hartmut
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